Start KSeF w Polsce. Jakie są podstawowe obowiązki i co zmienia się dla użytkowników?
1 kwietnia 2026 r. ruszył drugi etap obowiązkowego KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Od tego dnia system obejmuje już nie tylko największe firmy, ale zasadniczo większość przedsiębiorców wystawiających faktury. W praktyce oznacza to przejście z tradycyjnego obiegu faktur papierowych i „zwykłych” e-faktur na faktury ustrukturyzowane przesyłane przez państwowy system.
Wdrożenie obowiązkowego KSeF zostało rozłożone na etapy. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek objął przedsiębiorców, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł brutto. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek dotyczy pozostałych przedsiębiorców i innych podmiotów wystawiających faktury, z wyjątkiem części najmniejszych firm objętych okresem przejściowym. Od 1 stycznia 2027 r. system obejmie także tych przedsiębiorców, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto.
To ważne, bo na dzień 1 kwietnia 2026 r. KSeF już wystartował, a dzisiejsza zmiana polega na wejściu w życie drugiego, powszechnego etapu wdrożenia.
Kogo dotyczy obowiązek
Co do zasady KSeF obejmuje relacje między przedsiębiorcami, czyli faktury B2B. Ministerstwo Finansów wyraźnie wskazuje, że obowiązkowy KSeF nie obejmuje sprzedaży na rzecz konsumentów (B2C). Takie faktury nadal można wystawiać poza systemem, choć istnieje możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF również w tym obszarze.
Forma prowadzenia działalności nie ma tu zasadniczego znaczenia. Obowiązek może dotyczyć zarówno spółek, jak i jednoosobowych działalności gospodarczych, o ile przepisy wymagają od nich wystawiania faktur. Ministerstwo podkreśla też, że obowiązek otrzymywania faktur przez KSeF istnieje już od 1 lutego 2026 r.
Najważniejsze obowiązki użytkowników KSeF
Dla użytkowników podstawowy obowiązek jest prosty: faktury objęte systemem trzeba wystawiać jako faktury ustrukturyzowane i przesyłać je przez KSeF. Oznacza to odejście od dotychczasowego modelu, w którym dokument był wysyłany kontrahentowi np. mailem w PDF. W KSeF faktura funkcjonuje jako dokument w ustandaryzowanym formacie, a system nadaje jej numer i potwierdza przyjęcie. Oficjalne materiały MF podkreślają, że faktury będą wystawiane i odbierane w formacie XML, a poprawne przejście walidacji skutkuje uzyskaniem UPO.
Co zmienia się dla użytkowników w praktyce
Największa zmiana polega na tym, że faktura przestaje być wyłącznie dokumentem przesyłanym między firmami własnymi kanałami, a staje się dokumentem obsługiwanym w centralnym systemie państwowym. Dla użytkownika oznacza to kilka konsekwencji.
Pierwsza to konieczność dostosowania programów i procedur. MF zaleca przetestowanie procesu fakturowania, sprawdzenie zgodności danych ze schemą KSeF, przeszkolenie pracowników i integrację systemów IT, jeżeli firma korzysta z ERP albo współpracuje z biurem rachunkowym.
Druga to zmiana w odbiorze faktur. Od 1 lutego 2026 r. podatnicy mają obowiązek otrzymywać faktury przez KSeF. W praktyce trzeba więc zadbać nie tylko o wystawianie, ale też o regularne pobieranie i obsługę dokumentów wpływających na firmowy NIP. MF wskazuje, że można to robić przez darmowe narzędzia, w których dostępna jest lista faktur wystawionych na dany NIP.
Trzecia to większa formalizacja wyjątków i trybów szczególnych. System przewiduje m.in. tryb offline24, tryb offline na czas niedostępności KSeF oraz tryb awaryjny. W tych przypadkach faktura jest wystawiana elektronicznie zgodnie ze strukturą systemową, przekazywana kontrahentowi w uzgodniony sposób, a następnie dosyłana do KSeF w wymaganym terminie. Przy trybach szczególnych potrzebny jest certyfikat typu 2, który umożliwia także oznaczenie faktury kodem QR do weryfikacji.
Do końca 2026 r. podatnicy objęci obowiązkiem mogą jeszcze wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe przy zastosowaniu kas rejestrujących, a także posługiwać się paragonami z NIP do 450 zł uznawanymi za faktury uproszczone.
Do końca 2026 r. odroczono również obowiązek podawania numeru KSeF przy płatnościach między podatnikami czynnymi, także w mechanizmie podzielonej płatności. To oznacza, że ten element wdrożenia nie obciąża jeszcze dziś użytkowników.
Inne istotne zmiany
Od 1 lutego 2026 r. uchylono przepisy dotyczące not korygujących. W efekcie nie są one wystawiane ani w KSeF, ani poza nim. To zmiana, o której księgowość i działy sprzedaży powinny pamiętać szczególnie uważnie.
Od 1 lutego 2026 r. pojawiła się także możliwość przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem, choć nie jest to obowiązkowe i dotyczy głównie sytuacji, w których dane faktury są bardziej rozbudowane, np. u dostawców mediów, paliw czy usług telekomunikacyjnych. Aby korzystać z tej funkcji, trzeba wcześniej złożyć odpowiednie zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym.
Z kolei od 1 kwietnia 2026 r. możliwe stało się wystawianie w KSeF faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA. Co do zasady jest to rozwiązanie fakultatywne, ale może stać się obowiązkowe dla nabywcy, jeśli rolnik ryczałtowy wskaże go w systemie jako uprawnionego do wystawiania takich dokumentów.
Na starcie drugiego etapu wdrożenia najważniejsze jest, by firma sprawdziła, czy ma już poprawnie uruchomiony dostęp do KSeF, czy osoby odpowiedzialne za fakturowanie mają nadane uprawnienia oraz czy program księgowy albo sprzedażowy jest gotowy do pracy z systemem. W razie potrzeby można korzystać z narzędzi MF.
